Kamppailetko yrityksesi bisneskriittisen toiminnanohjausjärjestelmän tietosiilojen tai kankeiden prosessien kanssa? Tietosiilot ja manuaaliset prosessit voivat jarruttaa yrityksen tehokkuutta ja hidastaa päätöksentekoa. Kun järjestelmät eivät keskustele keskenään, tärkeä tieto jää pirstaloituneeksi eri osastoille, mikä hidastaa toimintaa ja vaikuttaa suoraan tuloksiin. Puhumattakaan ylimääräisestä työstä ja kustannuksista, joita irralliset järjestelmät aiheuttavat.

Erityisesti valmistavan teollisuuden yrityksissä ERP-integraatioiden on havaittu parantavan tuotannonhallintaa ja vähentävän toimitusketjun pullonkauloja, mikä lisää operatiivista tehokkuutta ja johtaa parempaan asiakastyytyväisyyteen. Näiden hyötyjen ansiosta ohjelmistokehityksessä ERP-integraatioista on tullut keskeinen osa yritysten digitaalista transformaatiota ja ne ovat kriittisiä myös kilpailukyvyn parantamisessa pitkällä aikavälillä. Integraatioiden suunnittelu ja käyttöönotto vaativat kuitenkin huolellista valmistelua ja projektinhallintaa.

Kun järjestelmät toimivat saumattomasti yhdessä, yrityksesi voi tehdä parempia päätöksiä ja reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin. ERP-Integraatio tuo näkyvyyttä koko liiketoimintaan ja tekee tiedonkulusta sujuvaa – lopputuloksena nopeampaa toimintaa, vähemmän virheitä ja enemmän aikaa keskittyä olennaiseen.

Blogissa käsittelemme, miten ERP-integraatiot auttavat yhdistämään eri järjestelmät ja prosessit tehokkaammin, purkavat siilot ja tuovat lisää läpinäkyvyyttä liiketoimintaan. Lisäksi tarkastelemme myös tekoälyn integroinnin tuomia mahdollisuuksia toiminnanohjausjärjestelmissä.

Yleisiä ERP-integraatiotyyppejä

Kaikki integraatiot tähtäävät siihen, että järjestelmät toimivat paremmin yhdessä ja yrityksessä voidaan keskittyä olennaiseen ilman ylimääräistä manuaalista työtä.

Miksi ERP-integraatiolla on väliä?

Kuvitellaan tilanne, jossa ERP-järjestelmäsi hallinnoi tuotantoa ja varastonhallintaa, mutta taloushallinnon ohjelmisto ei ole integroitu siihen. Tämä tarkoittaa, että jokaisen taloushallinnollisen tiedon päivittäminen tai tarkistaminen vaatii manuaalista työtä – joko tietojen syöttämistä uudelleen tai erillisten raporttien tuottamista. Tämä vie aikaa, aiheuttaa virheitä ja estää reaaliaikaista näkyvyyttä talouden ja tuotannon välillä. Integraation puute näkyy kasvavina kustannuksina, hitaina prosesseina ja turhautuneina työntekijöinä.

Yrityksesi tärkeiden järjestelmien integroiminen taas voi tuoda lukemattomia etuja, kuten esimerkiksi:

• Tehokkuuden parantaminen: Kun kaikki tiedot liikkuvat sujuvasti eri järjestelmien välillä, työntekijöiden ei tarvitse syöttää tietoja useisiin järjestelmiin erikseen, mikä säästää aikaa ja resursseja.
• Parempi päätöksenteko: Integraation avulla yrityksellä on käytössään reaaliaikainen ja tarkka data yhdestä lähteestä. Tämä mahdollistaa johdolle paremman näkyvyyden liiketoiminnan tilasta ja tukee strategisten päätösten tekemistä.
• Manuaalisten virheiden vähentäminen: Automaattiset tiedonsiirrot vähentävät manuaalisen syöttötyön määrää, mikä pienentää inhimillisten virheiden riskiä.
• Asiakaskokemuksen parantaminen: Integroitu ERP-järjestelmä voi yhdistää tiedot esimerkiksi asiakkuudenhallintajärjestelmästä ja tuotannonhallinnasta, jolloin asiakkaat saavat tarkempaa ja ajantasaisempaa tietoa tilausten tilasta.
• Kasvun tukeminen: Yrityksen kasvaessa toimintojen ja järjestelmien monimutkaisuus lisääntyy. Integraatiot auttavat varmistamaan, että yrityksen prosessit pysyvät skaalautuvina ja joustavina myös kasvun aikana.

Tyypillisiä ERP-integraatiota muiden järjestelmien välille

Tyypillisiä järjestelmiä, joita integroidaan ERP-ohjelmistoon:

• Taloushallinnon järjestelmät: Automaattinen tiedonvaihto ERP:in ja taloushallinnon välillä varmistaa ajantasaiset luvut, kuten laskut, maksut ja tilinpäätökset, mikä parantaa päätöksentekoa ja vähentää virheitä.
• Verkkokauppa-alustat: Keskeinen yrityksille, jotka toimivat verkossa. Myyntitiedot päivittyvät suoraan ERP-järjestelmään, mikä mahdollistaa reaaliaikaisen varastojen ja taloustietojen seurannan.
• Toimitusketjun hallinta (SCM): Mahdollistaa reaaliaikaisen näkyvyyden varastotilanteeseen ja toimitusketjuun, mikä optimoi varastonhallintaa ja parantaa toimitusaikoja.
• Asiakashallintajärjestelmä (CRM): Parantaa asiakaspalvelua yhdistämällä myynnin, markkinoinnin ja asiakastuen tiedot, varmistaen paremman asiakasvuorovaikutuksen.
• Tuotteen elinkaaren hallintajärjestelmät (PLM): Keskeinen tuotekehityksen ja valmistusprosessien hallinnassa ideasta tuotantoon.
• Liiketoimintatiedon hallintatyökalut (BI): Analysoi ERP-tietoja ja tuottaa ennusteita, mikä tukee strategista päätöksentekoa ja parantaa kilpailuetua.
• Projektinhallintatyökalut: Yhdistää projektitoiminnot taloushallintaan ja resurssien kohdentamiseen ERP:iin, mikä on erityisen tärkeää moniprojektiorganisaatioissa ja palveluliiketoiminnassa.
• Henkilöstöhallintajärjestelmä (HRMS): Yksinkertaistaa työntekijöiden hallintaa, mukaan lukien palkanlaskenta, etuudet ja lakisääteisten vaatimusten noudattaminen, varmistaen yhtenäiset työntekijätiedot.
• Myyntipistejärjestelmät (POS): Tärkeä vähittäiskaupassa. POS-integraatio ERP:iin varmistaa reaaliaikaisen näkyvyyden myyntitapahtumiin, varastoon ja asiakaskäyttäytymiseen.
• Yrityksen omaisuuden hallintajärjestelmät (EAM): Tärkeä varallisuutta vaativissa teollisuuksissa. Integraatio parantaa varojen suorituskyvyn, huollon ja arvon alenemisen seurantaa.

ERP-integraation toteutus käytännössä – vaiheittain suunnittelusta jatkuvaan kehitykseen

Jotta ERP-integraatio varmasti vastaa liiketoiminnan ja käyttäjien tarpeita, vaatii toteutus huolellista suunnittelua, tehokasta projektinhallintaa ja tarkkaa kehitystyötä. Prosessi voi olla monimutkainen, mutta noudattamalla hyväksi todettuja käytäntöjä haasteet voidaan ratkaista sujuvasti.

Käytännössä ERP-integraatioprojekti koostuu Hurjalla yleensä seuraavista vaiheista

• Tarpeiden kartoitus ja suunnittelu: Alussa selvitetään, mitä järjestelmiä ja prosesseja tarvitaan yhdistää ja millaisia tietoja pitää siirtää. Selkeä integraatiosuunnitelma, joka määrittelee tavoitteet, prioriteetit ja aikataulut, on keskeinen lähtökohta onnistumiselle.
• Teknisten rajapintojen määrittely: Selvitetään, onko järjestelmissä valmiita API-rajapintoja tai muita teknisiä ratkaisuja, joita voidaan käyttää. Mikäli valmiita ratkaisuja ei ole, voidaan joutua rakentamaan mukautettuja sovittimia tai muita ratkaisuja tiedonsiirron mahdollistamiseksi.
• Tietojen laatu ja yhtenäistäminen: Eri järjestelmät saattavat käyttää erilaisia tietomuotoja, joten ennen integraation aloittamista varmistetaan, että tiedot ovat laadukkaita ja yhteensopivia. Tietojen muuntaminen yhteensopiviksi on kriittinen osa integraatiota.
• Tekninen toteutus: Tässä vaiheessa ohjelmistokehittäjät rakentavat varsinaisen integraation tekniset ratkaisut. Tämä voi sisältää mukautettujen sovittimien ja skriptien kehittämisen tiedonsiirron mahdollistamiseksi, tietokantayhteyksien rakentamisen sekä tarvittavien automaatioiden ja rajapintojen luomisen. Totetusvaiheessa toteutetaan integraation logiikka, varmistetaan tietoturva ja optimoidaan suorituskyky.
• Testaus ja käyttöönotto: Ennen kuin integraatio otetaan käyttöön, se testataan huolellisesti. Varmistetaan, että tiedot liikkuvat oikein järjestelmien välillä ja että kaikki osapuolet saavat tarvitsemansa tiedon. Tämä vaihe on erityisen tärkeä virheiden ehkäisemiseksi tuotantovaiheessa.

Tyypilliset projektin haasteet ja niiden ratkaisut

• Tietosiilojen purkaminen: Usein eri osastot ja järjestelmät ovat erillään toisistaan, eikä tieto liiku vapaasti niiden välillä. Vaakasuuntainen integraatio auttaa yhdistämään eri järjestelmät, kuten CRM:n ja ERP:in ja parantaa näin tiedonkulkua.
• Datan yhteensopivuus ja laatuongelmat: Eri järjestelmät voivat käyttää eri dataformaatteja, mikä voi aiheuttaa yhteensopivuusongelmia. Ratkaisuna on tietojen yhtenäistäminen ja validointi ennen integraation toteutusta.
• Vastuun jakaminen eri sidosryhmien välillä: ERP-integraatiot eivät ole vain IT-osaston projekteja. On tärkeää varmistaa, että kaikki osastot osallistuvat projektiin ja että niiden tarpeet otetaan huomioon. Tämä edellyttää projektinhallinnalta vahvaa koordinointia ja viestintää.
• Vanhojen järjestelmien yhteensopimattomuus: Legacy-järjestelmät eivät aina tue nykyaikaisia integraatioratkaisuja. Tässä tapauksessa voidaan käyttää mukautettuja integraatioalustoja tai kehittää erillisiä sovittimia, jotka mahdollistavat tiedonsiirron.
• Integraation skaalautuvuus ja jatkuva kehitys: Integraatioiden on tuettava yrityksen kasvua ja muutosvalmiutta. Jatkuva seuranta ja kehityksen priorisointi auttavat varmistamaan, että järjestelmää voidaan päivittää ja laajentaa yrityksen tarpeiden mukaan.

ERP-integraation onnistumisen avaintekijät

ERP-integraatioiden onnistuminen ei tapahdu sattumalta, vaan se vaatii suunnittelua, yhteistyötä ja tarkkaa toteutusta.

Muutamia parhaita käytäntöjä, jotka auttavat vetämään ERP-järjestelmien integroinnin maaliin kunnialla:

• Selkeä suunnitelma
  • Integraation onnistumisen lähtökohta on selkeä suunnitelma, joka määrittelee tavoitteet ja askelmerkit. Ennen kuin projekti käynnistyy, on tärkeää hahmotella, mitkä prosessit ja järjestelmät integroidaan ja miten. Hyvä suunnitelma myös huomioi, kuinka integraatio vaikuttaa eri osastoihin ja liiketoiminnan osa-alueisiin.
• Oikeat ihmiset projektin takana
  • Kuten aiemmin mainitsimme, ERP-integraatio ei ole vain IT-osaston projekti. On tärkeää, että integraatioprojektiin osallistuu edustajia kaikilta niiltä osastoilta, joita se koskee. Tämä varmistaa, että tarpeet ja tavoitteet otetaan huomioon laajasti ja että kaikilla on yhteinen ymmärrys siitä, mitä integraatiolla halutaan saavuttaa.
• Tietojen laatu ennen kaikkea
  • Huolehditaan siitä, että järjestelmiin syötettävä data on tarkkaa ja ajantasaista. Tiedon laatu on ratkaisevaa onnistuneelle integraatiolle, koska virheet datassa moninkertaistuvat, kun ne kulkeutuvat järjestelmästä toiseen. Data puhdistetaan ja validoidaan ennen siirtoa uusiin järjestelmiin.
• Kommunikointi ja muutosjohtaminen
  • ERP-integraatioon liittyy lähes aina muutoksia toimintatapoihin. On tärkeää, että nämä muutokset viestitään kaikille ajoissa ja että henkilöstö koulutetaan käyttämään uusia järjestelmiä ja prosesseja. Hyvä kommunikointi vähentää vastarintaa ja auttaa projektia etenemään sujuvammin.
• Aikaa testaukseen
  • Integraatio vaatii perusteellista testausta ennen käyttöönottoa. On tärkeää varmistaa, että kaikki järjestelmät ja prosessit toimivat odotetusti ja että datan siirto toimii virheettömästi. Integraation virheet voivat aiheuttaa suuria ongelmia, jos niitä ei havaita ajoissa.
• Jatkuva parantaminen
  • ERP-integraatio ei ole ”kerran tehty, aina valmis” -projekti. On tärkeää, että järjestelmää seurataan ja arvioidaan jatkuvasti käyttöönoton jälkeen. Näin voidaan tunnistaa parannuskohteita ja varmistaa, että järjestelmä kehittyy liiketoiminnan tarpeiden mukana.

Näillä käytännöillä varmistetaan, että ERP-integraatiosta tulee tehokas, joustava ja kestävä ratkaisu, joka tukee yrityksesi kasvua ja tavoitteita pitkällä aikavälillä.

Lue myös Ohjelmiston integraatio – miksi integroida ja kuinka onnistua?

Tekoäly vie prosessien tehokkuuden uudelle tasolle

Entäs toiminnanohjausjärjestelmä ja tekoäly? Tekoälyn avulla voit viedä digitalisaation vielä astetta pidemmälle ottamalla sen osaksi yrityksesi prosesseja. Jos taloushallinnon automatisointi ERP-integraatiolla säästää aikaa ja vähentää virheitä, tekoäly vie sen kokonaan uudelle tasolle. Kuvittele tilanne, jossa tekoäly ei vain siirrä tietoja järjestelmien välillä, vaan analysoi niitä, tunnistaa poikkeavuuksia ja ehdottaa parannuksia reaaliajassa.

Tekoälykielimallien, kuten GPT:n avulla voit automatisoida taloushallinnon toistuvia tehtäviä, kuten laskujen käsittelyn tai talousennusteiden luomisen. Sen sijaan, että tiimisi käyttäisi tunteja manuaaliseen raportointiin, tekoäly voi tuottaa tarkan analyysin ja tarjota strategisia suosituksia hetkessä. Ja mikä parasta, kysymysten esittäminen on yhtä helppoa kuin keskustelu: ”Näytä viimeisen kuukauden myyntitiedot” – ja tekoäly hakee ne silmänräpäyksessä.

Tekoälyn integrointi ERP-järjestelmääsi tuo vähemmän manuaalista työtä, paremmat tulokset ja nopeammat päätökset. Tämä on askel, jolla varmistat, että yrityksesi pysyy kilpailun kärjessä ja hyödyntää digitalisaation täyden potentiaalin.

Lue lisää tekoälyn integroinnista yrityksen omiin järjestelmiin!

Asiakastarina: Digiajan pellitysratkaisut vauhdittuvat kehittyvällä ERP-järjestelmällä ja saumattomilla integraatioilla! Olemme toteuttaneet asiakkaallemme PetterSteelille räätälöityyn ERP-järjestelmään, integraatioiden ylläpito- ja kehitystyötä heille kriittisiin liiketoimintajärjestelmiin, kuten taloushallintajärjestelmä Procountoriin. Integraatioiden ansiosta manuaalisen tiedonsiirron tarve on vähentynyt ja prosessit ovat nopeutuneet. Tämä on tuonut PetterSteelille ajansäästöä ja parantanut prosessien läpinäkyvyyttä. Jatkuvasti kehittyvän ERP-järjestelmän ja sen integraatioiden avulla yritys on kyennyt kasvamaan ja säilyttämään tehokkuutensa nykyisellä taloushallintotiimillä, mikä kertoo onnistuneesta digitalisaatiosta!

Luotettava integraatiokumppani

Hurjalla olemme toteuttaneet laajan kirjon erilaisia integraatioita, jotka kattavat monipuolisia liiketoimintajärjestelmiä ja eri toimintoja. Mukana ovat olleet täysin räätälöidyt ERP-järjestelmät sekä valmiit toiminnanohjausjärjestelmät, esimerkiksi Severa. Vuosien varrella olemme integroineet myös verkkosivujen julkaisujärjestelmiä, kuten WordPressiä ja Drupalia, sekä sähköpostimarkkinoinnin työkaluja, kuten MailChimpiä erilaisilla integraatiotyypeillä. Lisäksi kokemusta on kertynyt integraatioista CRM- ja markkinoinnin automaatiotyökaluihin (esim. HubSpot), sekä taloushallinnon järjestelmiin, kuten Procountoriin ja Netvisoriin.

Katso listaus toteuttamistamme integraatiokohteista tältä!

Olemme yhdistäneet onnistuneesti myös muita järjestelmiä, kuten maksujärjestelmiä ja tunnistautumisratkaisuja, sekä esimerkiksi varastonhallinnan ja verkkokauppojen laskutusjärjestelmiä. Toteuttamiemme integraatioiden avulla asiakkaamme ovat voineet tehostaa prosessejaan ja vähentää manuaalista työtä. Käyttämämme teknologiat, kuten REST, GraphQL ja SFTP, mahdollistavat joustavat ja luotettavat ratkaisut erilaisiin tarpeisiin.

Haluatko nähdä, miten esimerkiksi ERP-integraatio tekoälyllä tai ilman voi parantaa prosessiesi tehokkuutta? Varaa maksuton konsultaatio, niin katsotaan yhdessä, miten voimme auttaa sinua!