Toivalan Metalli Oy
Toivalan Metalli Oy on kuopiolainen metallialan alihankintayritys, joka tunnetaan mittatarkoista tuotteista, laadukkaasta työnjäljestä ja asiakaslähtöisestä palvelusta. Yritys on kehittänyt toimintaansa pitkäjänteisesti ja panostaa jatkuvasti prosesseihin, osaamiseen ja konekantaan ollakseen metallialan moderni edelläkävijä.
Tilausten käsittely vei paljon aikaa ja vaati manuaalista työtä
Toivalan Metallilla on käytössään Odoo ERP -järjestelmä, jolla hallitaan tuotteita, tilauksia, tuotantoa ja toimituksia. Vaikka Odoo on keskeinen osa yrityksen arkea, tilausten käsittely vaati aiemmin paljon manuaalista työtä. Tilaustiedot piti tarkistaa huolellisesti ja syöttää järjestelmään käsin.
Haastetta toi myös se, että tilauksia saapui useisiin sähköpostilaatikoihin ja asiakkaat tekivät niitä eri tavoilla. Osa lähetti tilauksen PDF-muotoisella lomakkeella, osa Excel-tiedostona ja osa suoraan sähköpostiviestissä. Koska Toivalan Metallin tuotevalikoima on laaja ja tuotteet määritellään Odoossa piirustusnumeroiden ja revisioiden perusteella, jokainen tilaus piti käydä huolellisesti läpi manuaalisesti.
Asiakkaat käyttivät lisäksi usein omia tuotekoodejaan, jotka eivät vastanneet suoraan Odoossa käytettyjä tunnisteita. Tilauksissa esiintyi myös poikkeamia esimerkiksi materiaalien ja värien osalta, ja ne piti tunnistaa ja tarkistaa aina erikseen. Myös toimitusaikojen arviointi vei aikaa, sillä käsittelijän piti yhdistää asiakkaan toivoma toimituspäivä, komponenttien saatavuus ja valmistuksen eri työvaiheisiin liittyvät viiveet useasta eri lähteestä.
Kokonaisuutena tilausten käsittely oli hidasta, virhealtista ja vahvasti riippuvaista yksittäisten työntekijöiden osaamisesta.
Tekoälyagentti rakennettiin tehostamaan arjen prosesseja
Ratkaisuksi rakennettiin asiakkaan tarpeisiin räätälöity Odoo AI -tilauskäsittelijä, joka auttaa Toivalan Metallia käsittelemään saapuvia tilauksia nopeammin ja yhdenmukaisemmin. Se lukee eri muodoissa saapuvat tilaukset, jäsentää niiden sisällön, vertaa tietoja Odoo-järjestelmässä oleviin tuotetietoihin ja nostaa esiin mahdolliset poikkeamat ennen kuin tilaus etenee tuotantoon.
Projekti käynnistyi perusteellisella määrittelyvaiheella. Alussa käytiin yhdessä Toivalan Metallin tiimin kanssa läpi tilausrakenteet, yleisimmät poikkeustilanteet, asiakaskohtaiset tilaustavat ja Odoon tuoterakenteet. Näin ratkaisu voitiin rakentaa vastaamaan todellisia tilanteita ja Toivalan Metallin käytännön tarpeita.
Ratkaisu rakennettiin ja testattiin Toivalan Metallin aidoilla tilausdokumenteilla. Lisäksi asiakasprofiileihin voidaan kirjata asiakaskohtaisia tarkennuksia, joita tekoäly noudattaa tilauksia tulkitessaan. Näin järjestelmä tunnistaa eri asiakkaiden esitystavat, tuotekoodit ja tyypilliset poikkeamat.
Järjestelmälle luotiin oma sähköpostiosoite, johon tilaukset ohjataan automaattisesti. Työkalu lukee saapuneen viestin tai sen liitteen riippumatta siitä, onko tilaus PDF-tiedostossa, Excelissä vai sähköpostin tekstinä. Sen jälkeen järjestelmä poimii tilauksesta olennaiset tiedot, kuten tuotteen, piirustusnumeron, revision, määrän, hinnan ja toimitusaikaan liittyvät tiedot.
Myös tilauksen otsikkotiedot, kuten tilausnumero, yhteyshenkilö, toimitusosoite sekä toimitus- ja maksuehdot, täyttyvät automaattisesti. Asiakkaan erityisohjeet, kuten laskulle merkittävät ostotilaus- ja työnumerot, tallentuvat muistiinpanoihin.
Poimitut tiedot tarkistetaan Odoon tuoterekisteriä ja osaluetteloita vasten. Uudelle tuotteelle työkalu ehdottaa lähintä osaluetteloa. Vaikka asiakas käyttäisi omaa tuotekoodiaan, oikea tuote tunnistetaan piirustusnumeron ja revision perusteella.
Jokaisen rivin osumalle näytetään varmuusprosentti, ja epävarma osuma merkitään tarkistettavaksi. Jos tilauksessa näkyy poikkeama, kuten materiaalin tai värin muutos, järjestelmä nostaa sen selkeästi esiin käsittelijälle. Myös puuttuvat ja keskenään ristiriitaiset tiedot merkitään näkyviin, jotta ne voidaan tarkistaa ennen tilauksen hyväksymistä.
Ratkaisu tukee myös toimitusajan arviointia. Järjestelmä kokoaa yhteen asiakkaan toivoman toimituspäivän, komponenttien saatavuuden ja valmistuksen työvaiheisiin liittyvät viiveet. Käsittelijä saa heti näkyviin arvion siitä, onko toivottu toimitusaika realistinen vai tarvitaanko asiakkaan kanssa lisäkeskustelua ennen vahvistusta.
Ehdotus perustuu Odoon saatavuus- ja valmistusaikatietoihin, ja siinä otetaan huomioon myös materiaalipuutteet ja ostoviiveet. Käsittelijä näkee ehdotuksen perustelut ja voi laskea sen uudelleen tai muuttaa päivää ennen tallennusta.
Kaikki käsittelijät näkevät samat tilaukset, ja järjestelmä näyttää, kuka käsittelee mitäkin tilausta. Tämä helpottaa työnjakoa, vähentää päällekkäistä työtä ja tukee sujuvaa etenemistä hyväksyntävaiheeseen.
Kun tilauksessa ei ole poikkeamia, käsittelijä hyväksyy sen yhdellä klikkauksella, tai automaattikäsittelyssä se siirtyy Odooseen myyntitilaukseksi suoraan. Asiakas saa automaattisen tilauskuittauksen. Jos tilauksessa on poikkeamia, se jää käsittelijälle, joka näkee listan huomioista, korjaa rivit ja hyväksyy tilauksen.
Teknisesti ratkaisu toteutettiin pilvipohjaisena palveluna, joka integroituu Odoon REST-rajapinnan kautta. Tietoliikenne on salattu, palvelinympäristöä valvotaan, data varmuuskopioidaan automaattisesti ja se säilytetään EU:n alueella.
Työkalu toimitetaan lisenssimallilla, johon sisältyvät palvelinympäristöt, kielimallin käyttökustannukset, integraation ylläpito, versiopäivitykset ja tuki.
Teknologiat: Azure, OpenAI, Python, TypeScript, React
Vähemmän selvitystyötä, parempi näkyvyys ja sujuvampi prosessi
Ratkaisu vähentää tilausten käsittelyyn kuluvaa manuaalista työtä, koska tilaukset tulevat järjestelmään automaattisesti eikä tilausrivejä tarvitse enää kirjoittaa Odooseen käsin. Näin käsittelijöiden työ voi painottua enemmän poikkeamien arviointiin ja päätöksiin, joissa ihmisen harkinnalla on eniten merkitystä.
Ratkaisu nopeuttaa piirustusnumeroiden, revisioiden ja muiden tuotetietojen tarkistamista, mikä lyhentää tilausten läpimenoaikaa. Kun poikkeamat tunnistetaan aiempaa aikaisemmin, myös virheiden riski pienenee. Samalla toimitusaika-arvioita voidaan muodostaa ajantasaisemman tiedon pohjalta, mikä helpottaa realististen lupausten antamista asiakkaalle.
Ratkaisu tuo lisää läpinäkyvyyttä myös koko tilausketjuun. Kun tilausten tila, avoimet kysymykset ja työnjako näkyvät aiempaa selkeämmin, tiimin yhteistyö helpottuu ja arjen hallinta paranee.
Toivalan Metallille ratkaisu merkitsee ennen kaikkea askelta kohti nopeampaa, tasalaatuisempaa ja vähemmän yksittäisten henkilöiden muistista tai kokemuksesta riippuvaista tilaustenkäsittelyä.
Haluatteko vähentää tilausten käsittelyyn kuluvaa käsityötä ja nopeuttaa tilausten etenemistä? Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miten AI-tilauskäsittelijä sopisi teidän prosesseihinne.
Laitetaanko homma käyntiin?
"*" näyttää pakolliset kentät
Kulttuurikumppanit Oy