Integraatio ei ole pelkästään IT-projekti, jos integraatioprojektia käsitellään tällaisena – se epäonnistuu. Integraatio on yrityksen toiminnan selkäranka, jonka avulla järjestelmät, tiedot ja prosessit saadaan toimimaan saumattomasti yhdessä. Olipa kyseessä asiakasdatan hallinta, automaatio tai tehokkuuden lisääminen, integraatio on välttämätön askel kohti kilpailukykyisempää liiketoimintaa.
Tyypillinen lähtötilanne integraatioprojektissa on se, että yrityksellä on olemassa useita erilaisia ja eri ikäisiä järjestelmiä ja nämä järjestelmät ovat eri liiketoimintayksiköiden käytössä. Harvoin ollaan tilanteessa, jossa yritys pystyisi hoitamaan kaikki toimintonsa yhdessä järjestelmässä. Tilanne aiheuttaa ylimääräistä manuaalista työtä, kankeita prosesseja, virheellistä dataa, you name it.
Kun data sijaitsee useissa järjestelmissä myös kokonaiskuvan luominen asiakastiedosta on vaikeaa. Kuitenkin yrityksen kilpailukyvyn yksi tärkeimmistä tekijöistä on eittämättä asiakaskokemus. Tehottomuus ja uusiutumattomuus taas ovat yrityksille varmoja kuoliniskuja. Integraatioissa ei siis ole kysymys pelkästään ohjelmistojen liittämisestä toisiinsa, vaan liiketoimintaprosessien automatisoinnista sekä uuden liiketoiminnan kehittämisestä.
Ohjelmistokehityksessä integraatio tarkoittaa eri ohjelmistokomponenttien, järjestelmien tai palveluiden yhdistämistä siten, että ne toimivat saumattomasti yhdessä. Integraation tavoitteena on mahdollistaa tiedonsiirto ja yhteentoimivuus eri osien välillä, jotta ne voivat työskennellä yhdessä yhtenäisenä kokonaisuutena.
Hyvin suunniteltu integraatio yhdistää järjestelmät niin, että ne eivät vain toimi yhdessä, vaan myös tukevat liiketoiminnan tavoitteita. Integraatio parantaa tiedonsiirtoa, vähentää manuaalista työtä ja mahdollistaa liiketoimintaprosessien automaation. Tämä tekee integraatiosta kriittisen osan yrityksen digitalisaatiota.
Integraatiota voidaan tarkastella eri tasoilla:
Onnistunut ohjelmistointegraatio parantaa järjestelmien yhteentoimivuutta, vähentää manuaalista työtä, nopeuttaa tiedonkulkua ja mahdollistaa liiketoimintaprosessien automatisoinnin. Se on tärkeä osa modernia ohjelmistokehitystä, jossa järjestelmät ovat yhä enemmän vuorovaikutuksessa keskenään.
Järjestelmäintegraatio tarkoittaa eri tietojärjestelmien, ohjelmistojen tai palveluiden yhdistämistä siten, että ne voivat toimia saumattomasti yhdessä. Tavoitteena on mahdollistaa tiedonsiirto ja yhteistyö eri järjestelmien välillä, jotta ne muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden. Integraation avulla tiedot voivat kulkea automaattisesti järjestelmien välillä, mikä vähentää manuaalista työtä, parantaa prosessien tehokkuutta ja lisää datan hyödynnettävyyttä liiketoiminnassa.
Esimerkiksi yrityksen ERP (toiminnanohjausjärjestelmä), CRM (asiakkuudenhallintajärjestelmä) ja laskutusjärjestelmä voivat olla erillisiä järjestelmiä, mutta integraation avulla ne voivat vaihtaa tietoa reaaliaikaisesti ja toimia yhtenä kokonaisuutena. Tämä mahdollistaa sen, että esimerkiksi asiakastiedot päivittyvät automaattisesti myynnin ja laskutuksen välillä.
Keskeisiä hyötyjä järjestelmäintegraatiosta:
Automaatio: Prosessit nopeutuvat ja manuaalinen tiedonsyöttö vähenee.
Reaaliaikainen tieto: Päätöksenteko paranee, kun tiedot ovat aina ajan tasalla ja saatavilla.
Tehostuneet prosessit: Työtehtävistä tulee virtaviivaisempia ja tehokkaampia, kun eri järjestelmät toimivat yhdessä.
Virheiden vähentäminen: Kun tieto kulkee automaattisesti järjestelmästä toiseen, manuaaliset virheet vähenevät.
Järjestelmäintegraatio voi koskea yrityksen sisäisiä järjestelmiä, mutta myös ulkoisia kumppaneiden tai toimittajien järjestelmiä. Tähän käytetään yleensä API-rajapintoja (esimerkiksi REST API), jotka mahdollistavat tiedon jakamisen turvallisesti ja tehokkaasti järjestelmien välillä.
Sovellusintegraatio tarkoittaa eri ohjelmistosovellusten tai niiden osien yhdistämistä siten, että ne voivat toimia saumattomasti yhdessä. Tavoitteena on mahdollistaa eri sovellusten välinen tiedonsiirto ja yhteistoiminta, jotta ne voivat täydentää toistensa toimintoja ja tuottaa paremman käyttäjäkokemuksen tai tehokkaamman prosessinhallinnan.
Sovellusintegraatio on erityisen tärkeää, kun yrityksellä on useita erillisiä sovelluksia, jotka tukevat eri liiketoimintaprosesseja. Ilman integraatiota sovellusten tiedot jäävät erillisiksi saarekkeiksi, mikä aiheuttaa manuaalista työtä, virheitä ja tehottomuutta.
Esimerkkejä sovellusintegraatiosta:
CRM ja markkinoinnin automaatio: Asiakasdata siirtyy suoraan markkinoinnin automaatiojärjestelmästä asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM), mikä auttaa yritystä tarjoamaan personoituja asiakaskokemuksia.
Verkkokauppa ja varastonhallinta: Verkkokauppaohjelmiston ja varastonhallintajärjestelmän integrointi mahdollistaa reaaliaikaisen varastosaldon näkyvyyden ja nopean tilauskäsittelyn.
Sähköpostiohjelma ja projektinhallintatyökalu: Esimerkiksi sähköpostiohjelman integrointi projektinhallintajärjestelmään voi helpottaa tehtävien hallintaa ja tiedonkulkua tiimien välillä.
Sovellusintegraation keskeiset hyödyt:
Tiedonsiirto sovellusten välillä: Integraatio mahdollistaa tiedon liikkumisen automaattisesti sovellusten välillä ilman manuaalista syöttöä.
Tehostuneet prosessit: Sovellusintegraatio vähentää manuaalista työtä ja automatisoi tiedon käsittelyn, mikä nopeuttaa työnkulkua.
Parempi käyttökokemus: Kun sovellukset toimivat yhdessä, käyttäjät saavat yhtenäisemmän ja tehokkaamman kokemuksen, mikä parantaa työn sujuvuutta.
Yhtenäinen data: Integroinnin ansiosta tieto on ajantasaista ja saatavilla kaikissa sovelluksissa, mikä helpottaa päätöksentekoa ja vähentää datavirheitä.
Sovellusintegraatiota voidaan toteuttaa erilaisilla tekniikoilla, kuten API-rajapintojen avulla (esim. REST, GraphQL) tai integraatioalustoilla, jotka yhdistävät ja hallitsevat tiedon liikennettä eri sovellusten välillä.
Tietointegraatio tarkoittaa eri tietolähteiden, kuten tietokantojen, tiedostojen tai sovellusten, yhdistämistä siten, että tiedot saadaan koottua yhteen ja niitä voidaan käyttää yhtenäisenä, helposti hallittavana kokonaisuutena. Tietointegraation tavoitteena on yhdistää data eri lähteistä niin, että se on tarkkaa, yhtenäistä ja helposti käytettävissä esimerkiksi raportointiin, analytiikkaan tai liiketoimintapäätösten tueksi.
Tietointegraation keskeiset elementit:
Tietolähteiden yhdistäminen: Eri lähteistä tulevat tiedot, kuten tietokannat, tiedostot, sovellukset tai pilvipalvelut, yhdistetään yhdeksi tietovarastoksi.
Tietojen harmonisointi: Eri tietolähteistä tuleva data saatetaan yhteensopivaksi. Esimerkiksi tiedon formaatit ja rakenteet muunnetaan yhteensopiviksi, jotta niitä voidaan käsitellä yhtenäisesti.
Ajantasainen tiedonsiirto: Tietointegraation avulla tiedot päivittyvät reaaliajassa tai säännöllisin väliajoin eri järjestelmien välillä, jolloin päätöksenteossa voidaan hyödyntää ajantasaista dataa.
Esimerkkejä tietointegraatiosta:
Asiakastiedon yhdistäminen: Yrityksellä voi olla asiakastietoja CRM-järjestelmässä, verkkokaupassa ja markkinoinnin automaatiojärjestelmässä. Tietointegraatio mahdollistaa sen, että kaikkien kanavien tiedot yhdistetään, jolloin saadaan kattava kuva asiakkaiden käyttäytymisestä ja tarpeista.
ERP- ja talousjärjestelmien yhdistäminen: Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) voidaan integroida taloushallinnon ohjelmistoon, jolloin taloustiedot päivittyvät automaattisesti eri järjestelmien välillä.
Raportointijärjestelmät: Eri järjestelmien ja sovellusten tuottamat datat voidaan yhdistää yhdeksi raportointinäkymäksi, mikä antaa yritykselle selkeän kokonaiskuvan liiketoiminnan tilanteesta.
Tietointegraation hyödyt:
Yhtenäinen data: Tiedot eri lähteistä harmonisoidaan ja yhdistetään yhdeksi kokonaisuudeksi, jolloin kaikki käyttäjät näkevät saman, ajantasaisen datan.
Parempi analytiikka ja päätöksenteko: Kun kaikki tarvittavat tiedot ovat saatavilla samassa paikassa, päätöksenteko on nopeampaa ja perustuu tarkempaan tietoon.
Automatisointi ja tehokkuus: Tietointegraatio poistaa tarpeen manuaaliselle tiedon syöttämiselle ja yhdistämiselle, mikä säästää aikaa ja resursseja.
Virheiden vähentäminen: Kun tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti useisiin eri järjestelmiin, manuaaliset virheet ja päällekkäisyydet vähenevät.
Tietointegraatio on olennainen osa liiketoiminnan digitalisaatiota, koska se mahdollistaa datan tehokkaan hyödyntämisen eri liiketoimintaprosesseissa, kuten asiakaskokemuksen parantamisessa, operatiivisessa tehokkuudessa ja analytiikassa.
Taustalla toimivien järjestelmien keskinäinen tiedonsiirto on arjen keskellä avainasemassa prosessien sujuvuuden kannalta, mutta myös yrityksen kehityksen mahdollistamisessa. Nykyisessä digitalisoituneessa yhteiskunnassa datalla on aina vain suurempi rooli. Jos yrityksen data sijaitsee useissa eri ohjelmistoissa ja järjestelmissä, syntyy datasiiloja, joiden vuoksi tiedon käsittely sekä hyödyntäminen vaikeutuu.
Digitalisaatio vaatii jatkuvaa uudistumista niin toimintatapojen kuin osaamisen kehittämisen suhteen. Kilpailuetua voidaan luoda ohjelmistokehityksen avulla esimerkiksi yrityksen liikeidean, toimintojen tai arkipäiväisten työtehtävien tehokkaalla digitalisoinnilla tai etu voidaan löytää poikkeuksellisen asiakaskokemuksen luomisesta. Kasvu, kannattavuus ja kilpailukyky ovat liiketoiminnan keskeisiä tavoitteita ja näistä huolehtiminen vaatii digitalisaation myötä yrityksiltä ennennäkemätöntä nopeutta ja ketteryyttä. Integraatioiden tehtävä on ensisijaisesti edistää yrityksien digitalisaatiota ja luoda sekä kilpailukykyä että -etua.
Tyypillisessä tilanteessa jossa yrityksen tarvitsemat tiedot sijaitsevat useissa ohjelmistoissa ja järjestelmissä, ohjelmistointegraatioiden avulla tietoja voidaan siirtää järjestelmästä toiseen tai tuoda helpommin käyttäjien saataville. Myös datan hyödyntäminen liiketoiminta-analyysejä varten helpottuu.
Moderni integraatio auttaa yrityksiä siirtymään siiloista sujuvaan yhteistyöhön eri osastojen välillä. Integraatio mahdollistaa datan hyödyntämisen reaaliajassa, mikä puolestaan parantaa päätöksentekoa ja asiakaspalvelua.
Esimerkiksi ERP-järjestelmän integraatio tuotannon ja taloushallinnon järjestelmiin on yleinen tapa hyödyntää integraation mahdollisuuksia. Tämä mahdollistaa reaaliaikaisen tuotantotietojen siirron varastonhallintaan ja talousosastolle, jolloin yritys voi optimoida materiaalien hankintaa, varaston kiertonopeutta ja kustannuslaskentaa. Hyvin toteutettu ERP-integraatio yhdistää tiedon ja prosessit eri osastojen välillä, nopeuttaen toimitusketjua ja vähentäen virheitä.
Toinen esimerkki on verkkokaupan integraatio CRM-järjestelmään, joka automatisoi tilausten käsittelyn ja varastonhallinnan. Tämä parantaa asiakaspalvelua tarjoamalla reaaliaikaisen näkymän asiakastietoihin ja nopeuttamalla toimituksia.
CRM-integraatio markkinoinnin automaatiojärjestelmään tuo asiakasdatan myynnin käytettäväksi ja mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen tarjoamisen.
Lue kuinka toteuttamamme HubSpot & Docue -integraatio vauhdittaa Auntien myyntisopimusten laadintaa ja hallintaa!
PetterSteel, kuopiolainen rakennuspellityksen edelläkävijä, on digitalisoinut toimintaansa yhdessä kanssamme kehittämällä ERP-järjestelmäänsä. Olemme muun muassa kehittäneet ja ylläpitäneet integraatioita Procountor-taloushallintajärjestelmään ja Bendex-peltijärjestelmään, mikä sujuvoittaa tiedonkulkua ja vähentää manuaalista työtä.
“Liiketoiminta kasvaa ja olemme kyenneet toimimaan nykyisellä taloushallintotiimillä kasvusta huolimatta. Nyt rakennamme järjestelmää eteenpäin, että voimme hallita entistä suurempaa volyymia nykyisillä resursseilla. Tavoitteena on esimerkiksi kokonaan automaattinen laskutus.” – Petteri Heimonen, CEO, PetterSteel Oy
PetterSteelin esimerkki näyttää, kuinka ERP-järjestelmän jatkuva kehitys ja toimivat integraatiot voivat tehostaa prosesseja ja tukea kasvua. Lue koko asiakastarina: Digiajan pellitysratkaisut vauhdittuvat kehittyvällä ERP-järjestelmällä ja saumattomilla integraatioilla
Hutiloimalla integraatioprojektin kohtalo sinetöidään jo alkuvaiheessa. Ilman kunnollista määrittelyä, suunnittelua ja ohjelmistoon toteutettavien osasten ja toiminnallisuuksien sekä vaatimusten priorisointia – jokainen ohjelmistoprojekti on tuomittu epäonnistumaan. Toki silloinkin jos tässä onnistutaan voi projekti epäonnistua myöhemmin muista syistä.
Integraatioprojekteissa alun suunnittelutöiden merkitys korostuu vielä entisestään, sillä projektia lähdetään toteuttamaan olemassa olevaan informaatioteknologiaympäristöön, jossa sidosryhmien tarpeet voivat poiketa toisistaan hyvinkin paljon. Integraatioprojektissa on kuitenkin aina kyse liiketoimintaprosessien muovaamisesta, joten projektin omistajuus on oltava sillä, kenellä on myös liiketoimintaymmärrys. Ensin toteutetaan siis määrittely liiketoiminnan tarpeista käsin, jonka jälkeen vasta voidaan tehdä teknistä määrittelyä.
Suunnittelun puute on yksi integraatioprojektin suurimmista riskeistä. Integraatioon liittyy monia sidosryhmiä, ja ilman heidän tarpeidensa huomioimista projekti voi kohdata vastustusta tai jopa epäonnistua. Hyvin suunniteltu integraatio ei pelkästään ratkaise nykyisiä haasteita, vaan myös luo joustavan perustan tulevaisuuden tarpeille.
Projektin omistajan tulee myös pitää huolta, että kaikkien sidosryhmien tarpeet tulevat kuulluksi, sillä integraatioprojekteissa riskit liittyvät vahvasti sidosryhmien määrään. Koska sidosryhmiä erilaisilla tarpeilla on useita, on projektissa kiinnitettävä erityistä huomiota kaikkien osallistamiseen. Muuten riskinä on olla lopussa tilanteessa, jossa käsissä on toimimaton integraatio, joka ei palvele kaikkien sidosryhmien tarpeita ja jopa lisää manuaalista työtä.
Useimmiten integroitavat järjestelmät on maksu-, lasku-, ERP- tai CRM-rajapintoja. Kaikilla yrityksillä on omat erityistarpeensa, mutta yleisimmät integraatiot liittyvät ERP-järjestelmiin, CRM-ratkaisuihin ja markkinoinnin automaatioihin. Integraation avulla nämä työkalut voivat toimia yhdessä, mikä säästää aikaa ja vähentää virheitä. Esimerkiksi maksujärjestelmien integraatio verkkokauppaan voi parantaa asiakaskokemusta ja nopeuttaa maksutapahtumia.
Suositut järjestelmät tarjoavat myös usein valmiita kirjastoja, joiden avulla integraation tekeminen on helpompaa. Jotta integraation toteuttaminen olisi mahdollista, tulee integroitavassa järjestelmässä olla jonkinlainen rajapinta (esim. REST API tai XML), jonka kautta dataa liikutetaan järjestelmien välillä. Lisäksi on tärkeä tietää jo suunnitteluvaiheessa mihin suuntaan datan tulee liikkua (vienti/tuonti/molempiin suuntiin).
Integraatioprojekteissa hyödynnetään näitä valmiita rajapintoja, tai tarvittaessa rakennetaan puuttuvat rajapinnat, joiden avulla dataa voidaan siirtää turvallisesti ja luotettavasti järjestelmien välillä. Integraatioissa kannattaa hyödyntää markkinoiden parhaita alakohtaisia järjestelmiä ja ulkoistaa yrityksen toimintoja soveltuvin osin. Esimerkiksi jokaisen toimijan ei ole järkevää teettää omaa ohjelmistoa työajanseurantaan tai laskutukseen, vaan ennemmin kannattaa hyödyntää valmiita tuotteita ja systeemi-integraatioita.
Asiakkaanamme sinulla ei tarvitse olla lähtötilanteessa kaikkea mahdollista tietoa, sillä Hurjalla me autamme sinua myös selvitystyössä. Toki mitä tarkemmat lähtötiedot löytyvät, sen tehokkaammin projekti saadaan liikkeelle. Jos mahdollista, kannattaa etukäteen ainakin selvittää löytyykö integroitavissa järjestelmistä valmiita rajapintoja. Kannattaa myös pohtia miten kriittinen ja tärkeä integraatio on, jotta integraatio maksaa itsensä takaisin tulevaisuudessa.
Käyttämiämme teknologioita ovat mm. REST, GraphQL, WSDL/SOAP ja SFTP.
Hinta alkaen 3 000 € + alv.
Kuten alussa totesimme, integraatio ei ole pelkästään IT-projekti. Projektissa onnistuminen tai epäonnistuminen ei ole yleensä kiinni teknologiasta, vaan tarpeiden määrittelyssä onnistumisesta. Onnistumisen edellytys on siis, että ensin toteutetaan määrittely liiketoiminnan tarpeista käsin, jonka jälkeen vasta voidaan tehdä teknistä määrittelyä.
Integraatio on enemmän kuin tekninen ratkaisu – se on liiketoiminnan mahdollistaja. Hurjan asiantuntijat ovat valmiita auttamaan sinua suunnittelemaan ja toteuttamaan onnistuneen integraatioprojektin, joka vastaa yrityksesi tarpeisiin. Ota yhteyttä jo tänään ja varmistamme, että integraatiosi maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti!
Lataa ostajan opas
