Oletko joskus törmännyt IT-projekteihin, jotka venyvät, paisuvat ja lopulta jäävät kauaksi tavoitteista? Usein syynä ei ole puute teknisestä osaamisesta, vaan toimivan projektinhallinnan puuttuminen.

Toimiva projektinhallinta on välttämätöntä, jotta IT-projektit pysyvät hallinnassa ja lopputulos vastaa odotuksia. Projektinhallinta ei ole pelkkää koordinointia – se on keino varmistaa, että projektit etenevät selkeästi, läpinäkyvästi ja joustavasti. Tämä on ainoa tapa varmistaa, että projekti ei vain valmistu, vaan tuottaa todellista arvoa liiketoiminnallesi.

Mitä projektinhallinta tarkoittaa käytännössä Hurjalla? Miten se helpottaa arkeasi asiakkaanamme ja auttaa saavuttamaan tavoitteesi? Sukelletaan aiheeseen ja katsotaan, miten Hurjan projektinhallinta on rakennettu tukemaan sekä sinua että tiimiäsi.

Projektipäällikkö pitää kokonaisuuden kasassa

Hyvä projektipäällikkö toimii tiimin tukipilarina ja varmistaa, että projektin jokainen vaihe palvelee yhteisiä tavoitteita. Projektipäällikkö pitää langat käsissään, koordinoi tiimiä, huolehtii resursseista ja toimii linkkinä sinun, tiimin ja muiden sidosryhmien välillä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että sinä voit luottaa kokonaisuuden pysyvän hallinnassa ja projektin edistyvän suunnitelmien mukaisesti – vaikka matkan varrella tulisi yllätyksiä.

”Projektipäällikön rooli on paljon enemmän kuin pelkkää organisointia. Me pidämme huolen, että niin tiimin kuin asiakkaankin ääni kuuluu koko projektin ajan. Kun kommunikointi ja tavoitteet ovat selkeitä, lopputulos ei ole vain hyvä – se on loistava.”

– Hannamari, Hurjan projektipäällikkö, Certified ScrumMaster

Projektinhallinnan hyödyt asiakkaallemme

Hyvin hoidettu projektinhallinta ei ole vain tiimin etu – se tuo merkittäviä hyötyjä myös sinulle asiakkaana. Kun projektia johdetaan tehokkaasti, voit luottaa siihen, että:

• Saat selkeän suunnitelman ja aikataulun: Kaikki projektin vaiheet on suunniteltu huolellisesti tavoitteitasi silmällä pitäen.
• Pysyt ajan tasalla: Saat säännölliset päivitykset projektin edistymisestä ja mahdolliset haasteet ratkaistaan ajoissa.
• Resurssit käytetään tehokkaasti: Projektipäällikkö huolehtii, että tiimillä on käytössään tarvittavat työkalut ja resurssit oikeaan aikaan suhteessa projektin aikatauluun.
• Sinulla on yhteyshenkilö, jonka puoleen voit aina kääntyä: Projektipäällikkö toimii yhteyshenkilönäsi kaikissa projektiin liittyvissä asioissa. Sinun ei tarvitse miettiä, keneen otat yhteyttä – projektipäällikkö ratkaisee tämän puolestasi, välittämällä tarvittaessa kysymyksesi eteenpäin oikealle henkilölle.
• Lopputulos täyttää vaatimukset: Vahva projektinhallinta varmistaa, että jokainen projektin vaihe tukee tavoitteitasi ja lopputuote on korkealaatuinen.

Projektipäällikkö tekee työtä sinun parhaaksesi. Käytännössä hänen työnsä vapauttaa sinut yksityiskohtien hallinnasta, jolloin voit keskittyä liiketoimintasi kehittämiseen. Tästä kertoo myös asiakkaamme PetterSteelin toimitusjohtajan Petteri Heimosen asiakastarinaan antamat kommentit. Olemme tehneet jo pitkään PetterSteelille ERP-järjestelmän kehitystyötä.

”Yhteistyö Hurjan kanssa on ollut odotuksia parempaa. Projektien johtovastuu on selkeä ja erittäin täsmällinen. Työkalut asioiden hallintaan ovat todella hyvät ja asiat ei unohdu, kun niiden hallinta on yhdessä ja samassa paikassa. Emme ole aiemmin kokeneet tällaista näin johdonmukaista toimintaa ja haluamme pitää Hurjan meidän toimittajanamme.

Toteutukset ovat olleet todella huolella määritettyjä ja lopputulos hyvä. Olemme täysin maallikoita tällä osa-alueella. Siitä huolimatta Hurjan porukka suhtautuu meihin ymmärtäväisesti ja kärsivällisesti.”

– Petteri Heimonen, CEO, PetterSteel Oy

”Asiakaspalaute on meille kullanarvoista. Sen avulla voimme paitsi mitata onnistumistamme myös kehittää toimintatapojamme. On hienoa nähdä, miten yhteistyö asiakkaan kanssa johtaa konkreettisiin liiketoimintahyötyihin.”

– Jukka Luostarinen, projektipäällikkö, kehittäjä

Projektipäällikön näkymätön työ IT-projekteissa

IT-projektien menestys ei siis ole koskaan pelkästään teknologian tai koodaamisen ansiota – se on kokonaisuus, jossa kaikkien tiimiläisten panos on merkityksellinen. Tässä yhtälössä projektipäällikkö on se, joka huolehtii tästä kokonaisuudesta.

Osa projektipäällikön työstä on asiakkaalle ja jopa muulle tiimille näkymätöntä, mutta elintärkeää: aikataulujen ja resurssien hallinta, eri projektien yhteensovittaminen ja asiakkaan odotusten täyttäminen ovat esimerkiksi hänen vastuullaan. Hurjalla projektipäälliköt ovat myös tiiviisti tekemisissä keskenään ja vaihtavat tietoa omien projektien tilasta, kuten millaiset tulevaisuudennäkymä projekteilla on ja minkä verran ja millaisia resursseja mikäkin projekti tarvitsee lähitulevaisuudessa. Näin pystymme takaamaan kaikille asiakkaillemme tehokkaan projektin kulun, niin resurssien kuin aikataulunkin puolesta. Kun kehittäjillä ja suunnittelijoilla voi olla useita projekteja käynnissä yhtä aikaa, jonkun on nähtävä kokonaiskuva ja pidettävä huolta siitä, että kaikki pysyy hallinnassa – ja ajateltava kaikkien etua.

Projektipäällikkö tuo struktuuria ja selkeyttä projekteihin, jotka ilman hallintaa voivat helposti lipsahtaa sivuraiteille. Hän varmistaa, että tavoitteet ovat selvät, kommunikointi toimii ja resurssit kohdistetaan oikein. Tämä vapauttaa kehittäjät ja suunnittelijat keskittymään täysillä omaan työhönsä. Samaan aikaan projektipäällikkö pitää asiakkaan ajan tasalla, vastaa kysymyksiin ja huolehtii, että heidän tarpeensa tulevat huomioiduiksi.

Ilman projektipäällikköä riskinä on, että näkymättömät tehtävät – kuten resurssien koordinointi, viestintä ja aikataulujen sekä budjetin hallinta – jäävät hoitamatta, mikä johtaa viivästyksiin, epäonnistuneisiin projekteihin tai ylikuormittuneeseen tiimiin. Hyvä projektipäällikkö toimii puskurina, joka estää tällaiset ongelmat ennen kuin ne edes ehtivät syntyä. Lopputuloksena ei ole vain onnistunut projekti, vaan myös tyytyväinen asiakas ja motivoitunut tiimi, joka voi keskittyä tekemään työnsä ilman turhia häiriötä.

Projektipäällikön keskeiset vastuualueet IT-projekteissa

• Tavoitteiden ja vaatimusten määrittely: Onnistuneet IT-projektit aloitetaan selkeällä määrittelyvaiheella, jossa yhdessä asiakkaan kanssa kartoitetaan projektin tavoitteet, tärkeimmät vaatimukset ja odotukset. Tämä vaihe on erityisen tärkeä, jotta kaikki osapuolet ovat tietoisia projektin laajuudesta ja liiketoiminnallisista tavoitteista.
• Projektisuunnittelu: Tavoitteiden ja vaatimusten selkiydyttyä projekti jaetaan hallittaviin osiin, kuten aikatauluihin, resursseihin ja budjettiin. Suunnitteluvaiheessa määritellään myös riskienhallintastrategiat, teknologiset valinnat ja projektin päätavoitteet. Projektipäällikkö huolehtii myös tehtävien pilkkomisesta ja vastuunjaosta tiimin kesken, jotta jokainen tietää oman roolinsa ja tehtävänsä.
• Projektin toteutus ja hallinta: Projektipäällikkö ohjaa projektin toteutusta valituilla menetelmillä, kuten ketterillä menetelmillä, ja varmistaa, että kehitystiimi etenee suunnitelmien mukaisesti. Hän seuraa projektin etenemistä säännöllisesti, tekee tarvittavia korjausliikkeitä ja varmistaa, että tavoitteet pysyvät kirkkaana kaikille osapuolille. Ketterät menetelmät antavat mahdollisuuden reagoida nopeasti muuttuviin tarpeisiin ja varmistavat, että mahdolliset haasteet eivät viivästytä projektia.
• Resursointi ja resurssien varmistaminen: Projektipäällikön vastuulla on huolehtia, että projektiin on varattu riittävät resurssit – henkilöstö, työkalut ja budjetti mukaan lukien. Tämä ei kuitenkaan ole vain yksittäisen projektin sisäinen tehtävä, vaan projektipäälliköt kommunikoivat keskenään resursoinnista koko organisaation tasolla. Näin varmistetaan, että jokainen projekti saa tarvitsemansa panokset ilman ylikuormitusta tai pullonkauloja. Tämä työnjako on erityisen tärkeää, koska kehittäjien ja asiantuntijoiden työpanos on rajallinen, ja resursseja tulee riittää sovituissa määrissä jokaiseen käynnissä olevaan projektiin. Näistä syistä lisäkehitystoiveet yms. kulkevat aina projektipäällikön kautta.
• Esteiden poistaminen: Projektipäällikön tehtävänä on varmistaa, että tiimi voi keskittyä ydintehtäviinsä ilman ylimääräisiä häiriöitä. Jos projektin eteneminen kohtaa esteitä – olipa kyse teknisistä haasteista, resurssipuutteista tai kommunikointiongelmista – projektipäällikkö ottaa vastuun niiden ratkaisemisesta. Näin tiimi voi jatkaa työskentelyään sujuvasti ja tehokkaasti.
• Kommunikaatio ja sidosryhmien hallinta: IT-projekteissa on monia sidosryhmiä – asiakkaat, loppukäyttäjät, kehitystiimi ja mahdolliset kolmannet osapuolet. Projektipäällikkö toimii linkkinä näiden sidosryhmien välillä ja huolehtii siitä, että tiedonkulku on sujuvaa ja avointa. Hän järjestää katselmointeja ja viikkopalavereita, joiden avulla varmistetaan, että kaikki osapuolet ovat ajan tasalla projektin etenemisestä. Selkeä kommunikaatio vähentää väärinkäsityksiä ja auttaa reagoimaan muutoksiin nopeasti.
• Kustannusten ja aikataulun hallinta: Projektipäällikkö valvoo projektin taloutta ja aikataulua tarkasti. Hän seuraa resurssien käyttöä ja pyrkii varmistamaan, että projekti pysyy budjetissa. Lisäksi projektipäällikkö arvioi säännöllisesti, miten aikataulu etenee, ja tekee tarvittaessa muutoksia projektisuunnitelmaan, jotta tavoitteet saavutetaan. Hänen tehtävänsä on myös informoida sidosryhmiä mahdollisista aikataulumuutoksista ja niiden vaikutuksista projektiin.
• Laadun- ja riskienhallinta: Projektipäällikkö vastaa projektin laadunvalvonnasta ja siitä, että lopputuote täyttää asiakkaan odotukset. Lisäksi hän tunnistaa projektin aikana mahdollisesti ilmeneviä riskejä, kuten resurssipuutteita, teknisiä ongelmia tai aikatauluhaasteita, ja laatii suunnitelmat niiden ennakoimiseksi ja ratkaisemiseksi.
• Loppukatselmointi ja käyttöönotto: Projektipäällikkö varmistaa, että käyttöönotto tapahtuu sujuvasti ja että loppukäyttäjät saavat tarvittavan tuen ja koulutuksen. Käyttöönoton jälkeen pidetään loppukatselmointi, jossa arvioidaan projektin onnistuminen ja tunnistetaan mahdolliset jatkokehitystarpeet.
• Raportointi: Projektipäällikkö dokumentoi projektin etenemisen ja tulokset tarkasti. Tämä sisältää säännölliset raportit projektin tilasta, kustannuksista, aikataulusta ja riskeistä, asiakkaan kanssa sovitulla syklillä. Raportointi auttaa sidosryhmiä seuraamaan projektin edistymistä ja antaa arvokasta tietoa tulevia projekteja varten. Selkeä ja johdonmukainen raportointi tukee myös läpinäkyvyyttä ja luottamusta projektin eri osapuolten välillä.

IT-projektinhallinnan yleisiä menetelmiä

IT-projektinhallinnan menetelmät voidaan jakaa karkeasti kahteen pääkategoriaan: ketteriin lähestymistapoihin ja perinteisiin menetelmiin. Hurjalla hyödynnämme eri menetelmiä projektin tarpeiden ja tavoitteiden mukaan, jotta voimme varmistaa aina asiakkaallemme parhaan mahdollisen lopputuloksen.

• Ketterät menetelmät
  • Hurjalla sovellamme usein ketteristä ohjelmistokehityksen menetelmistä scrumin viitekehystä, joka tuo projekteihin läpinäkyvyyttä ja joustavuutta. Scrumissa projekti jaetaan useisiin samankestoisiin sprintteihin, joissa keskitytään toteuttamaan rajattu määrä kehitystehtäviä tietyllä aikavälillä. Sprinttien päätteeksi katselmoimme aikaansaadut tulokset yhdessä asiakkaan kanssa. Säännölliset katselmoinnit ja tiivis yhteistyö asiakkaan kanssa takaavat, että projekti pysyy oikeassa suunnassa ja että muutoksiin voidaan reagoida nopeasti.
  • Toinen ketterä visuaalinen työväline, jota käytämme tarvittaessa, on kanban. Se sopii erityisesti jatkuvien työnkulkujen hallintaan ja työn priorisointiin. Kanban-taulun avulla tiimi ja asiakas voivat helposti seurata työn etenemistä ja nähdä, missä vaiheessa kukin tehtävä on. Kanban tukee joustavuutta projekteissa, joissa työkuorma vaihtelee tai prioriteetit muuttuvat.
  • Ketterät menetelmät ovat erityisen hyödyllisiä monimutkaisissa ja laajoissa projekteissa, joissa vaatimukset voivat tarkentua matkan varrella. Ne mahdollistavat nopean reagoinnin ja varmistavat, että projekti tuottaa jatkuvasti arvoa asiakkaalle.
• Perinteiset menetelmät
  • Perinteinen vesiputousmalli on lineaarinen lähestymistapa, jossa projektin vaiheet – määrittely, suunnittelu, toteutus, testaus ja käyttöönotto – suoritetaan peräkkäin, etukäteen tehtyjen, tarkkojen määrittelyiden mukaisesti. Tämä malli on selkeä ja suoraviivainen, mikä tekee siitä tehokkaan pieniin, tarkasti rajattuihin projekteihin. Hurjalla käytämme vesiputousmallia esimerkiksi saavutettavuusauditoinneissa tai pienissä verkkosivuprojekteissa, joissa projektin vaatimukset ja tavoitteet ovat täysin selvät jo alusta alkaen.

Ketterät menetelmät tarjoavat joustavuutta ja jatkuvaa kehitystä, kun taas perinteinen vesiputousmalli tuo vakautta ja selkeyttä projekteihin, joissa tavoitteet ovat hyvin määritellyt. Valitsemme aina projektin tarpeisiin parhaiten sopivan menetelmän, jolloin parhaan lopputuloksen ja sujuvan yhteistyön.

Miten valitaan oikea projektimalli?

Oikean projektimallin valinta riippuu projektin tavoitteista, laajuudesta ja asiakkaan tarpeista. Hurjalla sovellamme usein scrumia, koska sen ketteryys ja läpinäkyvyys vastaavat monen projektin vaatimuksia. Scrum mahdollistaa nopeat suunnanmuutokset ja jatkuvan arvioinnin, mikä tekee siitä erinomaisen valinnan projekteihin, joissa vaatimukset tai käyttötarpeet voivat muuttua matkan varrella.

Scrum-sprinttien avulla projektin etenemistä voidaan seurata tarkasti, ja jokainen vaihe arvioidaan erikseen, mikä vähentää riskejä ja varmistaa laadun. Tämä malli toimii erityisen hyvin laajoissa verkkopalveluprojekteissa tai räätälöityjen ohjelmistojen kehityksessä, joissa asiakkaan tarpeet saattavat tarkentua projektin edetessä. Toisinaan projektin luonne voi kuitenkin vaatia toisenlaista lähestymistapaa, kuten vesiputousmallia yksinkertaisien ja hyvin määriteltyjen projektien toteutukseen.

Hurjan projektinhallinta tuo lisäarvoa joka vaiheessa

Viestintä on Hurjan projektinhallinnan kulmakivi, joka varmistaa projektin läpinäkyvyyden ja asiakkaan aktiivisen mukanaolon. Huolehdimme siitä, että asiakas saa säännöllisesti päivityksiä projektin etenemisestä ja voi aina luottaa siihen, että mahdolliset haasteet tuodaan esiin ajoissa. Käytämme viestinnässä muun muassa statuspäivityksiä, viikko- ja kuukausiraportteja sekä sprinttikatselmointeja varmistaaksemme, että asiakkaalla on realistinen kuva projektin tilasta.

Scrumin retrospektiivi on yksi tärkeimmistä työkaluista, jolla tiimimme arvioi sprintin aikana syntyneet oivallukset ja käy sisäisesti läpi, mitä voidaan kehittää seuraavissa vaiheissa.

Jokainen projekti päättyy loppukatselmointiin, jossa arvioimme yhdessä asiakkaan kanssa, kuinka hyvin projektin tavoitteet saavutettiin. Tämä ei välttämättä ole pelkästään päätöskeskustelu, vaan myös tilaisuus keskustella jatkokehitysmahdollisuuksista ja siitä, miten projekti tukee asiakkaan liiketoimintaa pitkällä aikavälillä. Loppukatselmoinnissa käydään läpi myös projektin tuomat liiketoimintahyödyt sekä kirjataan ylös jo heränneet jatkokehitysideat, joiden avulla voidaan suunnitella tulevia kehitysvaiheita.

Miksi valita Hurja IT-projektiisi kumppaniksi?

Meillä projektinhallinta on asiakaslähtöistä ja joustavaa, mikä tuo konkreettista lisäarvoa jokaisessa projektin vaiheessa. Asiakkaillemme tämä tarkoittaa selkeää ja toimivaa viestintää, läpinäkyvyyttä ja projektinhallinnan menetelmiä, joilla voimme varmistaa, että projektit etenevät tavoitteiden mukaisesti. Kokemuksemme, asiantuntemuksemme ja sitoutumisemme asiakaslähtöisyyteen takaavat, että teemme mitä lupaamme – ja enemmän.

Jos harkitset ohjelmistoprojektin käynnistämistä tai tarvitset asiantuntevaa kumppania tukemaan liiketoimintaasi, ota rohkeasti yhteyttä meihin!