Onnistuneen ohjelmistoprojektin elementit

Faktat tiskiin: maailmanlaajuisesti lähes joka kolmas ohjelmistoprojekti epäonnistuu. The Standish Groupin tekemän tutkimuksen mukaan noin 16 % ohjelmistoprojekteista onnistuu siten, että ohjelmistokehityksen lopputulos on suunnitellun kaltainen, ja projekti pysyy sekä aikataulussa että budjetissa.

Hieman reilu 52 % projekteista myöhästyy aikataulusta, ylittää budjetin tai lopputulos, joka kuitenkin toimii, ei vastaa alkuperäistä suunnitelmaa. Loput, eli noin 32 % ohjelmistoprojekteista epäonnistuu siten, että ne keskeytetään jossakin kohtaa projektin elinkaarta.

Tässä blogitekstissä käymme läpi yleisimpiä tekijöitä, jotka aiheuttavat ohjelmistoprojektin epäonnistumisen ja miten näitä haasteita voidaan minimoida.

Tutkimuksessa on mukana laaja otanta suuria ohjelmistoalan toimijoita, mutta projektien onnistumiseen vaikuttaa samat lainalaisuudet myös pienemmissä ohjelmistoyrityksissä. Yleisimpiä syitä ohjelmistoprojektin epäonnistumiselle ovat seuraavat:

• Projektin visio ei ole selkeä
• Muuttuvat tai heikosti määritellyt vaatimukset
• Riittämätön budjetti ja resursointi
• Ongelmat viestinnässä ja projektin läpinäkyvyydessä
• Puutteellinen testaamiseen käytetty aika
• Kehittäjien vaihtuminen tai avaintekijöiden poistuminen
• Epärealistiset toimitusaikaodotukset
• Aikarajoitukset ja liian aikaiset julkaisut
• Ei riittävän ammattimaiset kehitystyökalut ja kehitysalustat

Edellä mainitut asiat ovat usein haasteina läsnä myös meidän toteuttamissa ohjelmistoprojekteissa, vaikka en yhtään täysin epäonnistunutta projektia muistakaan. Miten haasteiden vaikutuksia voidaan minimoida? Tässä blogissa pohdin neljää ensimmäistä, yleisimmin projektin epäonnistumisen aiheuttavaa aihetta.

Mikä on toteutettavan ohjelmiston visio?

Alussa oli suo kuokka ja Jussi – ohjelmistoprojekteissa olisi syytä olla selkeä visio, eli selvyys siitä mitä ollaan tekemässä, kenelle ja miksi? Mitä asioita toteutettava ohjelmisto tehostaa, tai mitä ongelmia se ratkaisee? Mikä on ohjelmiston arvo kilpailijoihin nähden? Miten ohjelmiston toimivuutta ja tuottavuutta mitataan? Visio tulee olla selvillä tottakai asiakkaalla itsellään, mutta myös koko toteutustiimillä.

Ilman selkeää visiota toteutuksessa keskitytään helposti vain ohjelmiston yksittäisten toimintojen toteuttamiseen, ilman linkitystä loppukäyttäjään ja erilaisiin käyttötapauksiin. Selkeä visio, kokonaisuuden ja tulevaisuuden hahmottaminen tehostaa myös käytännön työtä pidemmässä mittakaavassa – ohjelmistokomponenteista voidaan tehdä esimerkiksi suoraan yhteensopivia tulevaisuuden kehitystoimien kanssa. Näin jatkossa säästyy sekä aikaa että rahaa.

Lue myös: Ohjelmointi on paljon enemmän kuin pelkkää koodaamista – se on arvon luomista

Ohjelmiston budjetti antaa raamit toteutukselle

Ohjelmiston toiminnallisten ja laadullisten määrittelyiden perusteella voidaan laskea arvio projektiin kuluvasta toteutusajasta, joka puolestaan voidaan muuntaa projektin kustannuksiksi. Yksi osa vaatimusmäärittelyä onkin huomioida myös resurssivaatimukset, eli se kuinka paljon projektiin on ylipäätään mahdollista käyttää rahaa ja aikaa. Käytettävissä oleva budjetti olisi hyvä olla tiedossa heti alusta alkaen, sillä usein se vaikuttaa toteutettaviin toiminnallisuuksiin, toteutustapoihin ja aikataulutukseen.

On punnittava, mitkä ovat kriittisen tärkeitä vaatimuksia ja mitkä voidaan jättää vaikka kokonaan pois. Kaikkia ohjelmiston toiminnallisuuksia ei välttämättä ole pakko toteuttaa heti, ja kokonaisuuden voi jakaa usein pidemmälle aikajänteelle. Tällöin myös ohjelmiston kustannukset jakaantuvat tasaisemmin pidemmälle ajalle.

Ohjelmistoprojektin vaiheet

Ohjelmistoprojekti etenee yleensä vaiheittain — ei siksi, että byrokratia niin vaatisi, vaan koska hyvä ohjelmisto ei synny yhdellä vedolla. Jokainen vaihe auttaa ymmärtämään, mitä ollaan tekemässä ja miksi.

Tässä ovat keskeiset vaiheet ja mitä niissä tapahtuu:

• Tarpeen ja tavoitteen määrittely
  • Kaikki alkaa kysymyksestä: miksi tätä ohjelmistoa tarvitaan?
  • Tässä vaiheessa selvitetään ongelma, käyttäjien tarpeet ja liiketoiminnan tavoitteet. Usein tämä tehdään työpajojen, haastattelujen ja tutkimuksen kautta.
  • Lopputuloksena syntyy yhteinen ymmärrys siitä, mitä ollaan ratkaisemassa – ei vielä miten.
• Suunnittelu
  • Suunnittelussa muotoillaan ratkaisu: mitä toimintoja ohjelmisto sisältää, miltä se näyttää ja miten sitä käytetään.
  • Tässä vaiheessa syntyy usein:
  • Käyttöliittymäsuunnitelmat ja prototyypit (esim. Figma)
  • Arkkitehtuurikuvaus eli miten järjestelmä teknisesti rakentuu
  • Ensimmäiset päätökset käytettävistä teknologioista
  • Hyvä suunnittelu säästää rahaa ja hermoja myöhemmissä vaiheissa.
• Kehitys
  • Tässä kohtaa suunnitelmat muuttuvat todelliseksi koodiksi. Ohjelmoijat rakentavat ominaisuuksia, testaavat niitä ja julkaisevat väliversioita.
  • Useimmissa moderneissa projekteissa kehitys tapahtuu ketterästi (agile): työ jaetaan pienempiin sprintteihin, joissa jokaisessa syntyy jotakin valmista.
  • Tämä mahdollistaa jatkuvan palautteen ja suunnan korjaamisen jo matkan varrella.
• Testaus ja laadunvarmistus
  • Ohjelmistoa ei vain rakenneta – sitä täytyy myös yrittää rikkoa.
  • Testauksessa varmistetaan, että kaikki toimii niin kuin pitää:
  • toiminnallisuus (tekeekö ohjelma sen, mitä luvattiin?)
  • käytettävyys (onko se järkevää ja helppoa käyttää?)
  • suorituskyky ja tietoturva
  • Virheet korjataan ennen kuin ohjelma päätyy käyttäjille.
• Julkaisu ja käyttöönotto
  • Kun ohjelmisto on valmis, se otetaan käyttöön oikeassa ympäristössä – verkkopalveluna, mobiilisovelluksena tai sisäisenä työkaluna.
  • Tämä vaihe voi sisältää koulutusta, dokumentaatiota ja datan siirtoa vanhoista järjestelmistä uusiin.
• Jatkuva kehitys ja ylläpito
  • Ohjelmistoprojekti ei oikeasti koskaan pääty. Käyttöönoton jälkeen alkaa jatkuvan kehityksen vaihe: virheiden korjaamista, päivityksiä, uusia ominaisuuksia ja suorituskyvyn parantamista.
  • Hyvä ohjelmisto kehittyy käyttäjien mukana – se elää.

Hyvin vedetty projekti kulkee näiden vaiheiden läpi joustavasti.

Tärkeintä ei ole, että kaikki menee täydellisesti, vaan että jokaisessa vaiheessa pysähdytään miettimään, mitä on opittu ja mitä seuraavaksi tarvitaan.

Viestinnällä vältetään väärinkäsitykset ohjelmistoprojektissa

Avoin viestintä suunnittelussa, kehityksessä ja tuotantoon viennissä on onnistuneessa ohjelmistoprojektissa ensiarvoisen tärkeää. Kommunikaatiokatkokset ja viestinnässä tapahtuvat väärinkäsitykset ovat yksi varmimmista tavoista joilla projektin saa epäonnistumaan. Mitä suuremmasta projektista on kyse, sitä enemmän siinä on mukana eri rooleissa toimivia henkilöitä. On tärkeää, että projektitiimi kootaan oikeanlaisista tekijöistä ja sovitaan kunkin vastuualueet. Olennaista on myös sopia projektin viestintäkeinot ja -tavat; mitä viestitään, missä vaiheessa ja kuka viestii.

Viestinnän kulmakivinä voivat toimia vaikkapa riittävän usein kehitystiimin kesken pidettävät kevyet ja nopeat statuspalaverit, pidempien kehitysjaksojen jälkeen pidettävät sprinttikatselmukset ja laajemman kokonaisuuden välitarkastelut yhdessä asiakkaan kanssa. Sekä asiakkaan että kehittäjätiimin on työskenneltävä läheisesti, jotta kaikki ajatukset, ideat ja tieto vaatimuksista siirtyvät selkeästi kehittäjille. Oletukset ja asiakkaan roolin väheksyminen projektissa johtavat yleensä siihen, että lopputulos eroaa siitä mitä asiakkaalla oli alunperin mielessä.

Lue myös: Toimiva projektinhallinta on IT-projekteissa onnistumisen edellytys

Onnistunut ohjelmistoprojekti on paljon muutakin kuin vain läjä toimivaa koodia

Selkeä näkemys lopputuloksesta, huolelliset alkutyöt, riittävät määritykset ja projektin aikainen viestintä auttavat pitämään kokonaisuuden oikeilla raiteilla. Projektin onnistumiseen vaikuttaa edellä mainittujen lisäksi todella moni muukin asia, kuten

• puutteellinen testaamiseen käytetty aika
• kehittäjien vaihtuminen tai avaintekijöiden poistuminen kesken projektin
• epärealistiset toimitusaikaodotukset
• ohjelmiston julkaisut liian aikaisessa vaiheessa
• riittämättömät kehitystyökalut ja osaamisen puute

Onnistuneet ohjelmistoprojektit asettavatkin usein kovat vaatimukset ammattimaiselle projektinhallinnalle. Lue lisää ohjelmistoprojektin ostamisesta!

Lataa ohjelmistoprojektin ostajan opas