Räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) pk-yritykselle: mitä järjestelmän toteutus vaatii?

Kun yrityksen toiminta kasvaa tai prosessit ovat tavallista monimutkaisempia, valmiin toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuudet eivät välttämättä vastaa kaikkiin tarpeisiin. Räätälöity ERP voi silloin olla järkevä vaihtoehto. Tekoälyavusteinen ohjelmistokehitys on myös muuttanut sitä, millaisella investoinnilla yrityskohtainen toiminnanohjausjärjestelmä voidaan toteuttaa.

Rakensimme hiljattain elintarvikealan tuotantoyritykselle räätälöidyn ERP-järjestelmän, jonka ensimmäinen toimiva versio saatiin tuotantokäyttöön muutamassa kuukaudessa. Tässä vaiheessa projektin kustannuksissa puhutaan kymmenistä tuhansista euroista. Vastaavaa kokonaisuutta emme olisi vielä muutama vuosi sitten pystyneet toteuttamaan samalla budjetilla.

Toteutus on hyvä esimerkki siitä, miten räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä voidaan rakentaa vaiheittain yrityksen todellisten tarpeiden ympärille. Samalla se osoittaa, miten tekoälyavusteinen kehitys voi tehostaa ERP-projektia ilman, että määrittelystä, testauksesta tai järjestelmän laadusta tingitään.

Milloin yritys tarvitsee räätälöidyn toiminnanohjausjärjestelmän?

Toiminnanohjausjärjestelmän eli ERP-järjestelmän (Enterprise Resource Planning) tehtävänä on yhdistää yrityksen keskeisiä toimintoja ja tietoja samaan kokonaisuuteen. Järjestelmä voi kattaa esimerkiksi tilausten, tuotannon, varaston, toimitusten, talouden ja raportoinnin hallintaa.

Pk-yrityksen toiminnanohjaus voi kuitenkin perustua useisiin erillisiin ohjelmistoihin, Excel-taulukoihin ja paperilomakkeisiin. Tietoa siirretään järjestelmästä toiseen käsin, ja työntekijät joutuvat tarkistamaan samoja asioita useasta paikasta.

Toimintatavat ovat usein kehittyneet vuosien aikana yrityksen omien tarpeiden mukaan. Niihin voi liittyä esimerkiksi asiakaskohtaisia hinnoittelusääntöjä, poikkeavia tuotantoprosesseja tai toimialakohtaisia raportointivaatimuksia.

Valmis ERP-järjestelmä voi olla sopiva ratkaisu, jos yrityksen tarpeet vastaavat sen ominaisuuksia. Jos järjestelmä kuitenkin edellyttäisi merkittäviä muutoksia toimiviin prosesseihin tai laajaa mukauttamista, kannattaa vertailla myös räätälöityä vaihtoehtoa.

Räätälöidyn toiminnanohjausjärjestelmän etuna on, että se voidaan suunnitella yrityksen nykyisten toimintatapojen ja liiketoiminnan erityispiirteiden mukaan. Valmiin ERP-järjestelmän käyttöönotto voi puolestaan edellyttää yritykseltä muutoksia omiin prosesseihinsa, jotta ne sopivat järjestelmän toimintalogiikkaan. Räätälöity ERP mahdollistaa hyväksi havaittujen toimintatapojen säilyttämisen ja samalla niiden työvaiheiden kehittämisen, joita kannattaa yksinkertaistaa tai automatisoida.

Case-esimerkki: räätälöity ERP elintarvikealan tuotantoyritykselle

Toteutimme elintarvikealan tuotantoyritykselle toiminnanohjausjärjestelmän, joka kokoaa yrityksen päivittäisen toiminnan kannalta keskeiset tiedot ja työvaiheet yhteen.

Yritys vastaanottaa raaka-ainetta kymmeniltä pientuottajilta ympäri Suomea. Aiemmin suuri osa toiminnasta perustui paperilomakkeisiin ja erillisiin Excel-taulukoihin. Tietoja kirjattiin ja siirrettiin käsin, vaikka taustalla piti hallita monimutkaista hinnoittelua, tilityksiä ja viranomaisraportointia.

Uuteen ERP-järjestelmään toteutettiin muun muassa:

• tuottajahallinta
• toimitusten käsittely
• punnitus- ja alkuperätietojen hallinta
• tuottaja- ja raaka-ainekohtainen hinnoittelu
• poikkeustilanteiden ja palautusten käsittely
• tuottajakohtaiset tilitykset
• viranomaisraportointi.

Toiminnanohjausjärjestelmä tukee nyt prosessia raaka-aineen vastaanotosta hinnoitteluun, tilityksiin ja raportointiin. Kun tieto kulkee järjestelmässä työvaiheesta seuraavaan, sitä ei tarvitse syöttää uudelleen eri paikkoihin. Samalla vähenevät manuaalinen työ, tiedonsiirtoon liittyvät virhemahdollisuudet ja erillisten taulukoiden ylläpito.

Toiminnanohjausjärjestelmän arvo syntyy juuri tällaisista käytännön hyödyistä. Työntekijöiden aikaa vapautuu muihin tehtäviin, tietojen käsittely helpottuu ja yrityksen päivittäistä toimintaa voidaan ohjata yhtenäisemmin.

ERP-projekti alkaa yrityksen prosessien ymmärtämisestä

Räätälöidyn toiminnanohjausjärjestelmän onnistuminen riippuu pitkälti siitä, kuinka hyvin yrityksen toiminta ymmärretään ennen teknistä toteutusta.

Esimerkkiprojektissamme kävimme asiakkaan tuotanto- ja toimistohenkilöstön kanssa läpi koko prosessin vaihe vaiheelta. Selvitimme, miten toimitukset etenevät, mitä tietoja eri työvaiheissa tarvitaan ja miten hinnoittelu sekä tilitykset muodostuvat.

Samalla tunnistimme tilanteet, joissa syntyy eniten manuaalista työtä, sekä poikkeukset, jotka järjestelmän pitää osata käsitellä. Erityisesti hinnoitteluun liittyi paljon yrityskohtaista logiikkaa. ERP-järjestelmässä piti huomioida esimerkiksi tuottajakohtaiset hinnastot, raaka-ainekohtaiset hinnat, määrään perustuvat porrastukset, lisät ja vähennykset, palautukset sekä tarkat pyöristyssäännöt.

Useat säännöt saattoivat vaikuttaa samaan toimitukseen, joten niiden yhteisvaikutukset oli huomioitava sekä toteutuksessa että testauksessa. Tällaisissa tilanteissa huolellinen määrittely on tärkeää. Ennen järjestelmän rakentamista pitää ymmärtää, miten prosessi toimii ja millaisia tilanteita ohjelmiston on pystyttävä käsittelemään.

Määrittelyä voidaan tehdä esimerkiksi palvelumuotoilutyöpajassa, jossa tarkennetaan liiketoiminnan tavoitteita, käyttäjien tarpeita ja järjestelmän tärkeimpiä toimintoja. Näin saadaan selkeämpi pohja tekniselle toteutukselle ja tekoälyavusteiselle ohjelmistokehitykselle. Mitä tarkemmin järjestelmän vaatimukset on määritelty, sitä tehokkaammin tekoälyä voidaan hyödyntää toteutuksessa ja testauksessa.

Pk-yritykselle toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on merkittävä investointi, joten suunnittelussa kannattaa keskittyä erityisesti niihin toimintoihin, jotka vaikuttavat eniten päivittäiseen työhön ja liiketoiminnan sujuvuuteen.

Lue myös: Hyvä ohjelmisto ei synny sattumalta – palvelumuotoilutyöpaja auttaa

Lue lisää: Tekoälyllä tehostettu järjestelmäuudistus tuo nopeutta ja kustannustehokkuutta

Räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä voidaan toteuttaa vaiheittain

ERP-hanketta suunnitteleva yritys voi helposti ajatella, että uuden toiminnanohjausjärjestelmän pitäisi kattaa heti kaikki mahdolliset tarpeet.

Koko järjestelmää ei kuitenkaan tarvitse rakentaa yhdellä kertaa. Esimerkkiprojektissamme valitsimme ensimmäiseen toteutusvaiheeseen ne toiminnot, joita asiakas tarvitsi päivittäisen liiketoimintansa pyörittämiseen. Ensimmäinen tuotantokäyttöön riittävä ERP-versio valmistui muutamassa kuukaudessa.

Sen jälkeen järjestelmää on kehitetty todellisten käyttökokemusten perusteella. Myöhemmissä vaiheissa mukaan on rakennettu esimerkiksi roolipohjaista käyttöoikeushallintaa, tuottajaportaalia ja mobiilikäyttöä.

Vaiheittaisessa ERP-toteutuksessa on useita etuja:

• Investointi voidaan jakaa vaiheisiin. Yrityksen ei tarvitse sitoutua heti kaikkien suunniteltujen ominaisuuksien toteuttamiseen.
• Tärkeimmät toiminnot saadaan käyttöön aikaisemmin. Järjestelmä voi alkaa tuottaa hyötyä jo ennen kaikkien kehitysvaiheiden valmistumista.
• Jatkokehitys perustuu käyttökokemuksiin. Uusien ominaisuuksien tarvetta voidaan arvioida sen perusteella, miten järjestelmä toimii arjessa.
• Tarpeettomien ominaisuuksien rakentamista voidaan välttää. Kehitystä kohdistetaan niihin toimintoihin, joista yritys saa eniten hyötyä.

Vaiheistaminen helpottaa myös projektin hallintaa. Yritys pystyy arvioimaan seuraavia kehitystarpeita ja niiden kustannuksia sitä mukaa, kun ERP-järjestelmän käyttö etenee.

Lue myös: Puretaanko siilot ja kasvatetaan tehokkuutta ERP-integraatiolla?

Mitä räätälöity ERP-järjestelmä maksaa pk-yritykselle?

Räätälöidyn toiminnanohjausjärjestelmän hinta riippuu muun muassa tarvittavien toimintojen laajuudesta, liiketoimintalogiikasta, integraatioista ja järjestelmään kohdistuvista vaatimuksista. Myös vanhojen tietojen siirtäminen, käyttäjien koulutus ja uusien toimintatapojen käyttöönotto vaikuttavat ERP-hankkeen kokonaisuuteen.

Toteuttamassamme elintarvikealan ERP-projektissa ensimmäisen tuotantoversion kustannukset olivat kymmeniä tuhansia euroja. Kyseessä oli yrityskohtainen järjestelmä, joka sisältää monimutkaista hinnoittelua ja muita asiakkaan liiketoimintaan liittyviä toimintoja.

Vastaavan kokonaisuuden rakentaminen samalla budjetilla ei olisi ollut meille mahdollista vielä muutama vuosi sitten. Merkittävä syy muutokseen on tekoälyavusteisen ohjelmistokehityksen tuoma tehokkuus. Tämä ei tarkoita, että jokainen räätälöity ERP voitaisiin toteuttaa samalla hinnalla. Laaja, useita liiketoiminta-alueita kattava toiminnanohjausjärjestelmä voi edelleen olla huomattava investointi.

Pk-yrityksen näkökulmasta olennaista on kuitenkin se, että räätälöidyn ERP-järjestelmän kustannuksia kannattaa arvioida nykyisten toteutusmahdollisuuksien perusteella. Aiemmat käsitykset räätälöityjen järjestelmien hinnoista eivät välttämättä enää kuvaa sitä, millaisella investoinnilla yrityksen tärkeimmät tarpeet voidaan ratkaista.

Hankintakustannuksen lisäksi kannattaa arvioida järjestelmän ylläpidon, mahdollisten lisenssien, jatkokehityksen ja käyttöönoton kokonaiskustannuksia.

Lue myös: Tekoälyn mahdollisuudet teollisuudelle – tehoa, tarkkuutta ja säästöjä tuotantoprosesseihin

Miten arvioida, kannattaako yritykselle rakentaa oma ERP?

Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa kannattaa tarkastella ennen kaikkea liiketoiminnan näkökulmasta. Järjestelmän on ratkaistava sellaisia ongelmia, joiden korjaamisesta yritys saa todellista hyötyä.

Räätälöity ERP voi olla hyvä vaihtoehto esimerkiksi silloin, kun:

• Yrityksen keskeisiä prosesseja hallitaan Excel-taulukoilla ja erillisillä ohjelmistoilla.
• Tietoja syötetään tai siirretään paljon käsin järjestelmien välillä.
• Hinnoitteluun, tuotantoon tai muihin toimintoihin liittyy monimutkaisia yrityskohtaisia sääntöjä.
• Valmiin ERP-järjestelmän mukauttaminen vaatisi merkittävää työtä.
• Yrityksen omat toimintatavat ovat kilpailuedun kannalta tärkeitä.
• Käytössä olevat järjestelmät pitäisi yhdistää toimivaksi kokonaisuudeksi.
• Nykyisen ERP-järjestelmän lisenssikustannukset ovat korkeat tai kasvavat esimerkiksi käyttäjämäärän tai liikevaihdon mukana.
• Toimintaa halutaan kasvattaa ilman, että hallinnollisen työn määrä kasvaa samassa suhteessa.

Kaikissa tilanteissa kokonaan uuden toiminnanohjausjärjestelmän rakentaminen ei ole tarpeen. Jos käytössä olevat ohjelmistot palvelevat pääosin hyvin, niiden väliset integraatiot tai yksittäisen toiminnon automatisointi voivat olla tarkoituksenmukaisempi ratkaisu.

Siksi ERP-hankkeen suunnittelussa kannattaa ensin selvittää, mitä yrityksen nykyisissä prosesseissa pitää parantaa ja millainen tekninen ratkaisu tukisi tavoitteita parhaiten.

Toiminnanohjausjärjestelmän arvo ratkaisee investoinnin kannattavuuden

Räätälöidyn ERP-järjestelmän hankinnassa hinta on luonnollisesti tärkeä tekijä, mutta investointia kannattaa arvioida suhteessa saavutettaviin hyötyihin. Yksi käytännöllinen tapa arvioida kannattavuutta on laskea investoinnin takaisinmaksuaika.

Jos 50 000 euron järjestelmä vähentää manuaalista työtä, ehkäisee virheitä ja vapauttaa henkilöstön aikaa niin, että nettosäästö on ylläpitokustannusten jälkeen noin 2 500 euroa kuukaudessa, investointi maksaa itsensä takaisin noin 20 kuukaudessa. Sen jälkeen säästö jää yritykselle. Sen sijaan 30 000 euron järjestelmä, joka ei ratkaise yrityksen todellisia ongelmia, ei maksa itseään takaisin lainkaan, ja on siksi kallis investointi.

ERP:n tuottamaa hyötyä voidaan arvioida esimerkiksi sen perusteella, kuinka paljon työaikaa säästyy, miten tiedonkulku paranee, millaisia virheitä voidaan välttää ja miten järjestelmä tukee yrityksen kasvua.

Tekoälyavusteisen ohjelmistokehityksen ansiosta räätälöityjen toiminnanohjausjärjestelmien toteuttamiseen tarvittava työmäärä on pienentynyt. Tämä avaa uusia mahdollisuuksia myös pk-yrityksille, jotka tarvitsevat omiin prosesseihinsa sopivan järjestelmän.

Suunnitteletko uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa tai nykyisen ERP-järjestelmän korvaamista? Me autamme selvittämään, kannattaako yrityksen tarpeisiin toteuttaa räätälöity ERP, kehittää nykyisiä järjestelmiä vai yhdistää niiden toimintoja.

Voimme arvioida yhdessä, mitä ensimmäiseen toteutusvaiheeseen kannattaa sisällyttää, millainen investointi siihen tarvitaan ja mitä hyötyjä ratkaisulla voidaan saavuttaa. Ota yhteyttä, niin keskustellaan yrityksesi toiminnanohjauksen tarpeista.