INNOCUM
Yrityskeskus INNOCUM toimii Siilinjärven Harjamäessä, hyvien kulkuyhteyksien päässä ja lyhyen ajomatkan päässä Kuopiosta. Vehreällä ja historiallisella alueella toimii yli 60 eri alojen yritystä ja yhteisöä. INNOCUM tarjoaa yrityksille muunneltavia toimitiloja sekä kokouspalveluja, joita käyttävät sekä alueen omat toimijat että ulkopuoliset asiakkaat. Maksuton pysäköinti on osa sujuvaa asiointia ja yksi ensimmäisistä asioista, jotka vieras kohtaa saapuessaan alueelle.
Tarpeena sujuvoittaa vieraspysäköintiä ja vähentää paperilupien hallintaa
INNOCUMIN pysäköinti toimi pitkään paperisten pysäköintilupien ja pysäköintikiekon varassa. Lyhyille vierailuille kiekko riitti hyvin, mutta pidempien käyntien kohdalla käytäntö alkoi kuormittaa sekä vieraita että henkilökuntaa.
Kokousvieraan täytyi joko tulostaa pysäköintilupa etukäteen tai hakea se kokoustilasta heti saavuttuaan ja viedä lupa vielä autoon ennen kokouksen alkua. Koko päiväksi saapunut vieras, kuten tilintarkastaja tai konsultti, joutui puolestaan muistamaan pysäköintikiekon siirtämisen kahden tunnin välein.
Pieneltä kuulostava asia vaikutti käytännössä vieraan ensikokemukseen. Kun pysäköinti vaati erillisiä ohjeita, lupalappuja ja ylimääräistä liikkumista, se vei huomiota pois siitä, mitä varten vieras oli tullut paikalle.
INNOCUMILLA haluttiin modernisoida vieraspysäköinnin hallintaa kevyellä digitaalisella ratkaisulla. Tavoitteena oli tehdä pysäköinnistä sujuvampaa kirjaamalla rekisterinumero sähköisesti ja vähentämällä paperilupiin liittyvää manuaalista työtä.
Kehitimme avuksi kevyen selainpohjaisen pysäköintisovelluksen
Projekti käynnistyi alkutapaamisella, jossa INNOCUMIN tarve ja pysäköinnin nykyiset käytännöt käytiin läpi. Selkeän rajauksen ansiosta ratkaisu saatiin nopeasti liikkeelle, ja sovellus oli käytössä jo kahden viikon kuluttua projektin käynnistymisestä. Nopeaa toteutusta tuki tekoälyavusteinen kehitystapa, jossa tekoälyä hyödynnettiin suunnittelun ja toteutuksen apuna.
Ratkaisuksi toteutettiin selainpohjainen pysäköintisovellus, joka palvelee sekä kokousvieraita että INNOCUMIN henkilökuntaa. Kokousvieras voi kirjata pysäköintinsä itse kokousaulan tabletilla heti saapuessaan tai hoitaa pysäköintiluvan valmiiksi jo ennakkoon varausvahvistuksen mukana lähetettävän linkin kautta. Henkilöstöllä on oma hallintanäkymä, jonka kautta pysäköintejä voidaan tarkastella ja lisätä tarvittaessa myös vieraiden puolesta.
Sovellus suunniteltiin arjen tarpeisiin. Sen tuli olla helppo ymmärtää, nopea käyttää ja riittävän kevyt ylläpitää. Käytännönläheinen rajaus auttoi pitämään toteutuksen selkeänä ja mahdollisti nopean etenemisen ensimmäisestä keskustelusta käyttöönottoon.
Projekti käynnistyi nykyisen pysäköintikäytännön läpikäynnillä. Yhdessä INNOCUMIN kanssa tunnistettiin tilanteet, joissa vanha malli aiheutti eniten vaivaa: kokousvieraat, pidempään alueella viipyvät vieraat sekä henkilökunnan tekemä lupien hallinta.
Keskiössä olivat rekisterinumeron sähköinen kirjaaminen, ajantasainen näkymä henkilökunnalle ja selkeä käyttökokemus vieraille. Tämä nopeutti suunnittelua ja auttoi rakentamaan ratkaisun, joka vastasi suoraan INNOCUMIN arjen tarpeeseen.
Sovelluksen nopeaa toteutusta tuki tekoälyavusteinen kehitystapa. Tekoälyä hyödynnettiin kehitystyön tukena, mutta kokonaisuuden määrittelystä, laadusta, tietoturvasta ja toimivuudesta vastasivat Hurjan asiantuntijat.
Näin ratkaisu saatiin käyttöön nopeasti ilman, että arjen tarpeiden ymmärtämisestä tai lopputuloksen selkeydestä tingittiin. Lopputuloksena syntyi kevyt ja tarkoituksenmukainen sovellus, joka vastasi INNOCUMIN pysäköinninhallinnan konkreettiseen tarpeeseen.
Kokousvieraille pysäköintisovellus näkyy yksinkertaisena itsepalvelunäkymänä kokousaulan tabletilla. Vieras syöttää rekisterinumeronsa ja pysäköinnin keston, minkä jälkeen pysäköintioikeus aktivoituu heti.
Käytännössä tämä poistaa tarpeen tulostaa lupia etukäteen, hakea paperilappua kokoustilasta tai palata autolle luvan kanssa. Vieras voi hoitaa pysäköinnin heti saapuessaan ja siirtyä sen jälkeen rauhassa kokoukseen.
Henkilökunnalle toteutettiin oma selainpohjainen näkymä, josta näkee voimassa olevat pysäköinnit reaaliajassa. Tarvittaessa henkilöstö voi lisätä pysäköintitiedon myös vieraan puolesta.
Koska rekisterinumerot ovat henkilötietoja, tietosuoja huomioitiin ratkaisussa alusta asti. Sovellus tallentaa rekisterinumerot vain 30 päivän ajaksi, minkä jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti.
Näin henkilökunnan ei tarvitse muistaa tyhjentää tietoja käsin, eikä järjestelmään kerry tarpeetonta henkilötietoa. Tarvittaessa päivän rekisterinumerot ovat kuitenkin saatavilla esimerkiksi kunnallista pysäköinninvalvontaa varten.
Ensimmäinen versio toteutettiin kevyenä ja selkeästi rajattuna kokonaisuutena. Ratkaisu kattaa tärkeimmän tarpeen eli vieraspysäköinnin digitaalisen kirjaamisen ilman paperilupia.
Samalla sovellus suunniteltiin niin, että sitä voidaan kehittää myöhemmin eteenpäin. Jatkossa kokonaisuuteen voidaan lisätä esimerkiksi ennakkovarauksia, käyttöoikeuksien hallintaa tai integraatioita muihin järjestelmiin, kuten kokoustilavarausten yhteyteen.
Pysäköinti on nyt sujuva osa INNOCUMIN palvelukokemusta
Uusi pysäköintisovellus on tuonut helpotusta sekä kokousvieraille että INNOCUMIN henkilökunnalle. Paperiset pysäköintiluvat ovat jääneet pois käytöstä, eikä vieraan tarvitse enää huolehtia lupalapun hakemisesta tai pysäköintikiekon siirtämisestä kesken päivän.
Henkilökunnan näkökulmasta pysäköinnin hallinta on aiempaa selkeämpää. Kun vierailijoiden tiedot kirjataan sähköisesti, lupiin liittyvä käsityö, kyselyt ja poikkeusjärjestelyt ovat vähentyneet. Samalla aikaa vapautuu muuhun asiakaspalveluun ja yrityskeskuksen arjen sujuvoittamiseen.
Vieraille muutos näkyy ennen kaikkea vaivattomuutena. Saapuminen on selkeämpää, kun pysäköinti voidaan hoitaa joko ennakkoon varausvahvistuksen mukana tulevan linkin kautta tai paikan päällä kokousaulan tabletilla. Ennakkorekisteröinti on osoittautunut suosituksi tavaksi, sillä se tekee saapumisesta entistä sujuvampaa. Kokoukseen voi siirtyä ilman ylimääräisiä mutkia, ja pysäköinti tuntuu luontevalta osalta INNOCUMIN palvelukokemusta.
Kevyesti rajattu ratkaisu palvelee nykyistä tarvetta, mutta antaa samalla pohjan mahdolliselle jatkokehitykselle. Tarvittaessa kokonaisuutta voidaan laajentaa esimerkiksi ennakkovarauksiin, käyttöoikeuksien hallintaan tai muihin arkea tukeviin toimintoihin.
Onko teilläkin arjen prosessi, joka toimii vielä paperilla tai vie turhaan henkilökunnan aikaa? Ota yhteyttä, niin suunnitellaan ratkaisu, joka tekee arjesta sujuvampaa.
Laitetaanko homma käyntiin?
"*" näyttää pakolliset kentät
Faceimage Oy